Algemeen
Tennisvereniging Napoleon is een ledenorganisatie, hierna genoemd “de vereniging”. Haar doelstelling is omschreven in artikel 3 van haar statuten en luidt als volgt:
De vereniging heeft als doel het beoefenen en bevorderen van de tennissport binnen het verband van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (hierna: KNLTB). Zij tracht dit doel onder meer te bereiken door:
- aan te sluiten bij de KNLTB;
- het geven van gelegenheid tot het beoefenen van het tennisspel;
- het vormen van een band tussen haar leden;
- het maken van reclame voor het tennisspel;
- het vertegenwoordigen van haar leden tegenover de KNLTB;
- het nemen van maatregelen, die kunnen leiden tot het verhogen van het spelpeil van de leden van de vereniging;
- het uitschrijven van en deelnemen aan wedstrijden, speciaal ook door het deelnemen aan de door de KNLTB georganiseerde competities;
- het verbreiden van de regels van het tennisspel onder de leden;
- alle wettig geoorloofde middelen die de vereniging verder ten dienste staan;
- al hetgeen te dezer zake nader is omschreven in het huishoudelijk reglement.
Om voormelde doelen zo goed mogelijk te kunnen bereiken, is het noodzakelijk dat de vereniging in een aantal gevallen uw persoonsgegevens verwerkt. De vereniging respecteert de privacy van haar leden, vrijwilligers en bestuurders, en zorgt dat al uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met uw gegevens wordt gedaan en welke rechten u heeft. Hieronder treft een overzicht aan van de onderwerpen die in deze privacyverklaring staan.
- Welke gegevens worden door de vereniging verwerkt?
- Doel van de verwerking
- Verstrekking aan derden
- Diversen
- Bewaartermijn
- Beveiliging
- Uw rechten
- Contactgegevens Tennisvereniging Napoleon
- Wijzigingen in deze privacyverklaring
Welke gegevens worden door de vereniging verwerkt?
De gegevens die door de vereniging worden verwerkt bestaan uit twee categorieën: Enerzijds zijn dit gegevens die u zelf invult in formulieren op de website. Deze gegevens betreffen zowel uw identiteit als ook gegevens die in verband staan met de door u gestelde vraag of aangevraagde dienst. Anderzijds zijn dit de zogenaamde “verkeersgegevens” van de bezoeker van de site. Zo kan het IP-adres van uw computer worden geregistreerd.
De vereniging verwerkt uw gegevens indien:
- u zich aanmeldt als lid van de vereniging. Het gaat dan om de volgende gegevens: naam (voornaam of voornamen en achternaam), adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), geboortedatum, (pas)foto, rekeningnummer en overige gegevens die door u worden verstrekt;
- u binnen de vereniging als bestuurder of vrijwilliger actief bent of bent geweest. Het gaat dan om tevens om de volgende gegevens: Voornaam of voornamen en achternaam, foto’s, functietitel en termijn/periode waarin de functie is uitgeoefend;
- u vermeld wordt in het jaarverslag van de vereniging wegens verdiensten voor de vereniging of behaalde prestaties. Het gaat dan om de volgende gegevens: Voor- en achternaam in combinatie met de verdiensten, alsmede foto’s;
- u contact met de vereniging opneemt. Het gaat dan om de gegevens waarover u contact met ons opneemt en die u zelf heeft doorgegeven voor het opnemen van contact. Het kan gaan om uw e-mailadres en/of telefoonnummer in combinatie met uw voor- en achternaam;
- u sponsor bent van de vereniging: de gegevens en foto’s of beelden die de sponsor zelf verstrekt;
- u leverancier bent van de vereniging: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer.
Doel van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk voor:
- het optimaal kunnen bedienen van leden van de vereniging en het verbeteren van de dienstverlening;
- het aangaan en onderhouden van een relatie met de leden en tussen de leden onderling;
- het verstrekken van ledeninformatie via ledenblad, website, facebook, jaarverslagen;
- facturering en incasso;
- om te voldoen aan eisen van subsidieverstrekkers;
- rapportage aan onze subsidieverstrekkers, als dit noodzakelijk is om verkrijging of behoud van hun subsidie veilig te stellen;
- om administratieve processen te kunnen (laten) ontwerpen, implementeren, verbeteren en in stand te houden, al dan niet door of in samenwerking met de KNLTB en aan haar verbonden organisaties, zoals KNLTB.Club, Club Connect en softwareontwikkelaar(s);
- het opgeven van leden voor diverse competities en (eventueel) toernooien en het bijhouden van standen en ranglijsten e.d.;
- het organiseren van bijeenkomsten, toernooien;
- het verstrekken van door u gevraagde informatie;
- archief doeleinden;
- analytische en onderzoeksdoeleinden;
- het maken van publiciteit betreffende de vereniging en service-gerichte informatie om onze leden of een breder publiek te informeren, te interesseren en te betrekken;
- het nakomen van wettelijke verplichtingen.
Bij de uitvoering van voorgaande punten zullen niet meer gegevens worden verstrekt dan nodig of wenselijk is en naar het oordeel van het bestuur in voldoende relatie staat met de doelstelling van de vereniging. Er worden geen gegevens verstrekt aan organisaties voor commerciële doeleinden.
Verstrekking aan derden
De door de vereniging verzamelde en te verzamelen gegevens zijn nodig in het kader van de hierboven beschreven doeleinden. Indien verstrekking van de gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij uw gegevens aan deze derden ter beschikking, eventueel onder door ons opgestelde voorwaarden en in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verstrekken van gegevens aan derden die voor de vereniging ICT oplossingen of -verbeteringen aanbieden, zoals voor ledenadministratie en andere administratieve processen, inning van contributie en bijdragen en andere dienstige gegevens voor een goede ICT oplossing.
Op grond van artikel 5 van de statuten van de vereniging zijn wij gemachtigd om u aan te melden als lid van de KNLTB. De daarvoor verschuldigde contributie wordt door de vereniging betaald. Hierdoor valt u tevens onder het privacyreglement van de KNLTB. Door of namens de KNLTB of de aan haar verbonden organisaties vinden allerlei verwerkingen plaats, welke vallen onder het privacyreglement van de KNLTB, te vinden onder https://www.knltb.nl/over-knltb/privacy/privacy-statement.
Diversen
Deze privacy verklaring is opgesteld om u zo goed mogelijk te informeren en mede om privacygevoelige gegevens van leden en bezoekers van deze website zo goed mogelijk veilig te stellen.
Leden en jeugdige leden: Onder de AVG hebben we een geldige toestemming nodig van alle leden en van de ouders/verzorgers van jeugdleden jonger dan 16 jaar.
Statistieken: Voor statistische doeleinden worden bezoekersstatistieken van onze website bijgehouden. Hierbij gaat het om informatie over bezoekersaantallen en bezoekfrequentie. Deze informatie is algemeen en is niet te herleiden naar individuele bezoekers. Deze informatie is alleen toegankelijk voor de eigenaar van de website.
Formulieren: Via het aanmeldformulier op deze site kunnen gebruikers informatie verstrekken, zoals hun naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mail adres en via het contactformulier de naam en het e-mail adres. Met deze gegevens wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid omgegaan. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Links: Deze site bevat links naar andere websites. TV Napoleon is in geen geval verantwoordelijk voor de manier waarop deze websites de privacy van bezoekers waarborgen en ook niet voor de inhoud van deze websites.
Publiceren van beeldmateriaal e.d.: Foto’s en video’s waarbij personen herkenbaar in beeld zijn, zijn persoonsgegevens. TV Napoleon publiceert regelmatig foto’s, al dan niet vergezeld van naar de persoon herleidbare tekst op de website en andere media. Hierbij hanteren we het volgende beleid:
- Wij gaan zorgvuldig om met foto’s en video’s en ander naar een individueel persoon herleidbare gegevens.
- Uw toestemming geldt alleen voor materiaal dat door ons of in onze opdracht wordt gemaakt of door u zelf wordt verstrekt. Op materiaal gemaakt en geplaatst door derden hebben wij geen invloed.
Mocht u bezwaar hebben tegen het plaatsen van beeldmateriaal waarop u herkenbaar in beeld bent, kunt u dit per mail kenbaar maken of via het contactformulier op onze website (zie ook Uw rechten).
Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. De vereniging bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke verplichtingen. Bij beëindiging van het lidmaatschap bewaren wij slechts gegevens voor PR-doeleinden van de vereniging en/of voor geschiedkundige doeleinden.
Beveiliging
Wij gaan zorgvuldig om met de verwerking van uw gegevens. De vereniging treft passende maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of de wijziging ervan.
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek, de aard en omvang van onze activiteiten en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.
Wij verplichten onze vrijwilligers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers geïnformeerd zijn over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG.
Uw rechten
U kunt de vereniging altijd vragen om een overzicht van uw gegevens, en verzoeken deze te (laten) corrigeren of te (laten) verwijderen indien de gegevens niet correct zijn of irrelevant voor de gestelde doeleinden. Facturen kunnen echter niet verwijderd worden omwille van lokale regelgeving. Individuele gegevens, die rechtmatig zijn geplaatst in openbare media worden uiteraard niet meer gewijzigd. U kunt te allen tijde uw toestemming geheel of gedeeltelijk of voor een incidentele situatie wijzigen of herzien. U kunt daartoe een e-mail sturen, waarop wij binnen 30 dagen uw verzoek zullen verwerken. Vanaf de verwerking van uw verzoek zullen wij rekening houden met de gewijzigde of herziene situatie. Ook als u vragen en/of opmerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen door een e-mail te sturen via het contactformulier op onze website of rechtstreeks via info@tvnapoleon.nl
Informatie over het privacyverklaring van de Vereniging
Voor alle andere vragen die u mocht hebben over het privacyverklaring van de vereniging, kunt u contact opnemen door een e-mail te sturen via het contactformulier op onze website of rechtstreeks via info@tvnapoleon.nl
Wijzigingen in dit privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen van onze werkwijze, wijzigingen in de wetgeving of jurisprudentie of anderzijds gewenste of noodzakelijke aanpassingen en verbeteringen en ingeval van wijziging in de organisatie. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Eventuele wijzigingen worden bekend gemaakt op de website van TV Napoleon en/of via de ledenmail van de vereniging en treden in werking 7 dagen na de bekendmaking.
versie 1.0